外贸信函的实例外贸信函
外贸信函的实例
例一： 150kensingtonroadbrooklyn ，newyork12②， n．y．
③june101985 例二： established1900telephone ：
chicagoenvelopecompanycableaddress ：
calume2917indianaavenueenvelopechicagoref ．no．
chicago ，illinoiscodesused ：march161982allcodesrentley ’
spreferred 注：实例中央上面 established1900 是指该公司创立于
1900 年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好，所以常常被采
用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利
诺斯州，芝加哥市印地安街 2901-2917 号”。左边的细小字（
telephone ）是电话号码， ref ．no（等于
correspondencereferenceno ．）是“信件编号”，其用途是便于索
引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码”。右边
的细小字（ cableaddress ）电报挂号，用于发收电报。这个公司只有
“envelopechicago ”二个字就够了，其手续费和电报费均能节省。
（codesused）即“使用电讯密码簿”。（ allcodes ，rentlev ’
spreferred ）即“在所有密码簿中，请选用（ rentley ）密码簿”。
例三： 17．philpotlane ，london ，e．c．① 3，25april ，1991 写信
头还需要注意的一点是，在写日期时，要区分开英国习惯和美国习惯
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。如 1995 年 5 月 2 日，按英国习惯，应写为“ 2ndmay，1995”按美
国习惯是“ may2，1995”。（ 3）收信人名址。与信封上的收信人地
址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如：
messrs．allen ＆son（1919）pty ，ltd ．， 155，flinderslane ，
melbourne，c．① 1．australiamarch16 ，1991messrs．smith ＆
james，inc ．500nortonbldg ．seattle4 ，washu．s．a 写收信人地址
特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写
法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，
其头衔、区域的写法是完全不一样的。（ 4）称呼。商贸英文书信称
呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼，相当于
中文书信“敬启者”，例如： dearsirdearsirs ，dearmadam，
dearladies ，gentlemen ：dearmesdames，dearsirandmadam，
ladiesandgentlemen ：在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常
见的不外是 gentlemen （美国式）和 dearsirs （英国式）二种。可见
，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址
一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写 dearsirs 或
gentlemen 即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如
dearmr．small 。在这里， dearsirs 就相当于中文信件的“敬启者”
之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。
另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“ dearsirs ”之后，通常
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用“，”号，而美国式“ gentlemen ”之后，则应用“：”号。（ 5）
正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“ c”，即礼
貌（ courtesy ）、简洁（ conciseness ）、明了（ clarity ）、正确（
correctness ）和完整（ completeness ），以准确表达自己的商贸意
图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商
贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈
一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。（ 6）结束语。是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常
用的客套语是： yourstruly （你的真诚的）， yourssincerely （你的
忠诚的） yoursfaithfully （你的忠实的），等等。在需要特别礼貌
或带有特殊的官方性质的信件中，还可用 yoursmostcordially （你的
最真诚的）或 yoursrespectfully （你的恭顺的）等。（ 7）签名。是
指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国
的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常
用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签
名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。
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例如： yourstruly ，fidelitytradingco ．ing ．（签名） h．b．
haslehurstgeneralmanagerverytrulyyours ，i ．t ．inpormation （
签名） directorhosem ．netverytrulyyours ，
unitedexporterscompany （签名） maxdehesverytrulyyours ，lewers
＆cooke，limited （签名） e．w．
twelmeyerpurchasingdepartmentverytrulyyours ，stern ，mcrgenthau＆co．， inc ．（签名） edwardn．
megaymachinerydivision 在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人
，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上
写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权
威。商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签
名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项
或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需
的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：发文编号收文
编号信头日期收信人名址特别指定阅信人称呼书信主题正文结尾签名
附件
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