外贸信函实例-20211017153933

1 -

外贸信函的实例

例一:150KensingtonRoadBrooklyn,NewYork12②,N.Y.③June101985例二:Established1900TELEPHONE:CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS:CALUME2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGORef.No.CHICAGO,ILLINOISCODESUSED:March161982ALLCODESRENTLEY’SPREFERRED注:实例中央上面Established1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久,可证明公司的信用良好,所以常常被采用。

中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州,芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字(Telephone)是电话号码,Ref.No(等于CorrespondenceReferenceNo.)是“信件编号”,其用途是便于索引,按此号码可将信件归案存档,因而又可称为“索引号码”。

右边的细小字(CableAddress)电报挂号,用于发收电报。这个公司只有“ENVELOPECHICAGO”二个字就够了,其手续费和电报费均能节省。

(CodesUsed)即“使用电讯密码簿”。(AllCodes,Rentlev’spreferred)即“在所有密码簿中,请选用(Rentley)密码簿”。

例三:17.PhilpotLane,London,E.C.①3,25April,1991写信头还需要注意的一点是,在写日期时,要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日,按英国习惯,应写为“2ndMay,1995”按美国习惯是“May2,1995”。

(3)收信人名址。与信封上的收信人地址相同,一般写在信纸的左上部,即在寄信日期下隔二行起写。

如:Messrs.Allen&Son(1919)Pty,Ltd.,155,FlindersLane,Melbourne,C.①1.AustraliaMarch16,1991Messrs.Smith&James,Inc.500NortonBldg.Seattle4,WashU.S.A写收信人地址特别要注意的是,不仅要详细,而且必须按照收信人自身所固定的写法来写,不能随意改变,因为职业、职位不同,以及在不同的国家,其头衔、区域的写法是完全不一样的。

(4)称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。

这里所指的称呼,相当于中文书信“敬启者”,例如:DearSirDearsirs,DearMadam,DearLadies,Gentlemen:DearMesdames,DearSirandMadam,LadiesandGentlemen:在不同的信件中,称呼是多种多样的,但最常见的不外是Gentlemen(美国式)和Dearsirs(英国式)二种。可见,在商贸英文书信的称呼中,由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏,所以一般不再写收信人的姓名,通常就写Dearsirs或Gentlemen即可。

只有在双方关系较为密切时,才加上人名,如DearMr.Small。在这里,DearSirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语,是公文中常用的,不宜直译为“亲爱的先生”。

另外,由于英、美习惯的不同,还要注意在“DearSirs”之后,通常用“,”号,而美国式“Gentlemen”之后,则应用“:”号。

(5)正文。这是一封信的核心部分。

写作要求是要做到五个“C”,即礼貌(Courtesy)、简洁(Conciseness)、明了(Clarity)、正确(Correctness)和完整(Completeness),以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写,信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白,以保持书信应有的齐整格式。

同时,一封信要按内容分成几段,不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见,商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。

但要特别注意的是,商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求,即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事,不要把几件事放在一信内叙述,以利于所谈事情能及时得到处理。

(6)结束语。是指在正文之后,签名之前所使用的客套用语,一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。

常用的客套语是:Yourstruly(你的真诚的),Yourssincerely(你的忠诚的)Yoursfaithfully(你的忠实的),等等。在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中,还可用YoursmostCordially(你的最真诚的)或Yoursrespectfully(你的恭顺的)等。

(7)签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称,相当于我国的签字盖章。

在商贸英文书信中,签名通常要占三至四行,第一行常用作公司名称,全部要用大写;第二行用于个人签字,通常是既有签名,又有打印名,以便易于辨认签名;第三行常用于签名人的头衔。例如:Yourstrul

推荐访问:外贸信函 信函 实例 外贸 外贸信函实例-20211017153933