中铁X局集团有限公司文件管理制度-规章制度

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中铁X局集团有限公司文件管理制度

总则

第一条为了加强对局各单位涉及质量、环境和职业健康安全管理相关文件的控制和管理,保证文件的充分性和适宜性,确保局内的各相关场所都能及时获得和使用所需的有效文件,特制定本制度。

第二条文件管理的范围应包括与各项质量、环境和职业健康管理活动相关的法律、法规、标准、规范、合同、管理制度、支持性文件、其他各种形式的工作依据等。

第三条本制度适用于局、各子(分)公司及工程指挥部(项目经理部)的文件控制和管理。

管理职责

第四条局办公室、各子(分)公司办公室及工程指挥部(项目经理部)办公室负责行政文件的控制和管理,负责外部行政文件的接收和处理,并对下属单位行政文件的控制和管理进行检查和监督,并保留检查记录。

第五条局技术中心负责全局技术文件资料的控制和管理,负责对国家、行业相关标准规范的获取、识别和相关信息的传递,并对子(分)公司及项目经理部下属单位技术文件的控制和管理情况进行监督检查,并保留检查记录。

第六条各子(分)公司技术管理部门负责本公司技术文件的控制和管理,负责对相关标准规范的信息的传递,并对所属项目经理部技术文件的控制情况进行监督检查。

第七条局、各子(分)公司安全质量监察部负责对国家、行业和上级主管部门有关质量、环境、职业健康安全方面的法律法规及要求的获取、识别和相关信息的传递,并对各部门/单位的法律法规及要求的获取情况进行监督检查。

第八条工程指挥部(项目经理部)工程部负责本工程指挥部(项目经理部)技术文件的控制和管理,负责项目所在地政府和工程相关方有关文件的获取、识别和处理。

第九条局内各级相关职能部门负责各自文件的控制和管理。

第十条局档案室和各子(分)公司档案部门负责文件的归档和管理工作。

第十一条局和各子(分)公司网络中心负责协同办公平台(OA系统)的维护及电子文件的安全。

文件管理与控制

第十二条文件管理实行分层、分类管理。

第十三条文件的分类:文件分为内部文件和外部文件两大类。

1. 内部文件是指局内部形成的文件,包括:

⑴行政管理文件,包括:行政文件、通知、传真电报、会议纪要、通报、计划、机构设置和人事命令、岗位任职条件和岗位职责等。

⑵管理手册(含局管理方针)、管理目标、管理制度(程序文件)和记录(包括测量管理体系、试验检测管理的文件和记录)。

⑶项目管理文件和技术资料,包括:项目策划文件(施工组织设计或质量计划、施工方案、环境保护方案、职业健康安全管理方案)；作业指导书；自行编制的技术标准和规范、工法、管理制度、操作规程；应急预案；适用的法律法规、标准、规范目录(清单)；(重大)危险源清单；(重要)环境因素清单；各类记录表格；承包合同(责任状)；技术交底书等。

⑷管理体系运行过程产生的记录。

2. 外部文件是指来自局外部的文件,包括:

⑴国家和地方的法律、法规、规章和规定。

⑵国家和行业规范、标准。

⑶上级单位、地方政府部门、行业协会、建设单位、监理单位等发放的文件、通知、函件。

⑷招标文件、合同、设计文件、施工图纸、标准图集、变更设计通知书等。

第十四条文件的编号

1. 文件的编号分为文号和发放号。

2. 局和各子(分)公司行政管理文件的文号由局、办公室和各子(分)分公司办公室统一编号。

3. 其他需编文号的内部文件由文件编制/产生的单位统一编号。

4. 需要对文件进行追溯性控制的,文件发放时应对文件进行编号发放,其发放号由文件发放单位统一编号。

第十五条确定文件的需求

1. 局和各子(分)公司主管部门根据法律、法规要求和自身管理的需要,经分管领导同意,确定编制文件。

2. 工程指挥部(项目经理部)根据法规、标准、合同和局、各子(分)公司的规定,确定编制各类文件。

第十六条文件的编制、审批

1. 文件由相关部门/单位组织编制,按照规定的职责和权限由相关人员审批。必要时组织多个部门评审、会签,评审资料应与文件一起存档。当法律法规要求由外部单位审批和应组织专家评审论证的,应遵照执行。

2. 文件一般需标注文件归口管理部门、文件主要起草人、文件审批人、文件发布日期、文件实施日期等(行政管理文件或其他规定格式的文件除外)。

第十七条文件的发放及控制

1. 文件的发放由各文件编制管理部门/单位负责,按确定的发放范围发放文件,确保各个使用场所都能得到相应文件的有关版本。文件发放人和文件接收人应办理文件发放和登记接收手续；局各单位通过协同办公平台(OA系统)发布文件时,发送人和接收人均应做好发文和收文记录。电子文件应对文件修改加密保护。文本文件需控制发放份数的文件应编号发放。

2. 各部门/单位应确保文件内容清晰明确。当文件丢失或破损并影响使用时,应到文件管理部门办理补发或更换手续,文件管理员要做好记录并将破损文件按有关规定销毁。

3. 新成立的工程指挥部(项目经理部)或单位应根据需要配备管理体系文件,向局、子(分)公司相关管理部门申请补发管理文件；电子文件可以从局内部网站获取。各级管理部门对项目进行管理交底时应提供本专业现行有效的《适用文件清单》,可提供相应的文件(文本或电子文件)。

4. 行政文件收发工作按照《中铁X局集团有限公司公文处理制度》执行。

5. 项目管理文件和技术资料收发按照《中铁X局集团施工技术管理办法》和项目管理的有关文件的规定执行。法律法规要求外部(发包方、监理方)批准的,应按规定报批。

第十八条文件的评审

当国家法律法规、施工工艺方案、组织机构等发生变化时,各级文件主管部门应对所使用的各类文件适宜性、有效性进行评审。如评审认为文件已不适宜使用,应对该文件进行修改。

第十九条文件的更改、换版

1. 当实际情况发生变化或其他原因需要对正在执行的文件内容做修订更改时,由文件主管部门提出申请,经相关人员审核后,进行修改。文件修改应填写相关记录,并按照规定存档。

2. 文件更改经批准后,按原文件发放记录对原文件的接收各部门/单位发放文件修改通知单,各部门/单位文件管理员据此修改。文件更改时要注明更改标识和更改生效时间。标识采用修改码(从0到9)。

3. 文件经多次修改或文件需进行大幅度修改时应进行换版,换发新版本。文件换版应在新版文件中注明原版次文件作废。各部门/单位收文后立即撤换作废文件,并做好记录。

第二十条文件的作废、销毁

1. 为了防止误用作废文件,文件管理部门通过发布“作废文件通知”,通知各有关部门/单位,立即从使用场所撤回已作废的文件,各单位在“适用文件清单”中加以注明,并告知相关人员。各级文件管理部门应及时将作废文件的电子版本从网站上删除。

2. 对于需作资料保存的作废文件,应在“适用文件清单”中注明“作废保留”,在保留的作废文件上注明“保留资料”字样。

3. 需销毁的作废文件由各部门/单位文件管理员填写“文件销毁申请单”,经所在部门/单位负责人批准后,自行销毁并做好登记。保密文件的销毁按照相关规定执行。

第二十一条文件保管和借阅

1. 文件的保管:

⑴各部门按照文件分类单独立卷保管,应有准确的文件名便于搜索。电子文件应有专人管理,应设备份文件以保证电子文件的安全。

⑵外来文件应单独立卷存放。

⑶文件应有良好的存放环境,并整齐有序。

2. 文件借阅:

⑴局内部人员借阅文件,经文件管理部门负责人批准并做好登记。

⑵局外部人员借阅文件,必须经分管领导批准。

第二十二条外部文件的控制

1. 体系策划和运行所需的法律法规、标准、规范和其他应遵守的要求按《法律法规和其他要求控制制度》执行。

2. 对于管理体系策划和运行所需的外部文件由文件接收和管理单位负责识别外来文件的适宜性和有效性,经识别外来文件适宜和有效后,发放给相关使用单位使用,并做好文件发放记录。需要转发的各类外部文件,由文件对口管理部门提出,经分管领导批准后转发。文件的发放及管理按照本制度第十五条执行。

第二十三条文件维护管理

1. 局各级管理部门应设专/兼职文件管理员,负责文件的收集、整理、电子文件的流转、归档工作,建立各部门/单位《适用文件清单》。

2. 各部门/单位的文件管理员应及时对本部门/单位的“适用文件清单”进行更新和补充,同时便于文件的查阅,以达到有效控制文件的目的。

3. 各部门/单位的文件管理员应每季度对文件的管理进行自查,发现问题及时处理；局办公室、技术中心、安质部分别对各部门/单位行政文件、技术文件资料、法律法规、标准规范的管理情况进行抽查,并做好检查记录。自查和监督检查中发现的问题应进行认真整改。