会计电算化系统会计档案管理制度(样例)
单位的会计档案包括贮存在磁盘(软盘和硬盘)上的会计文件和会计凭证、会计 帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。
-、数据资料管理与保密
机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、 报表，应按有关财会制度使用、保管。
1、 现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。
现金收付业务要做到当门业务当口清。现金记帐凭证一律由专职 会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当11输入计算机并打印出现金11记帐 页，审核后交现金出纳人员核 对现金库存，相符后出纳员及主管负责人
在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金门记帐顺序装 订成册，加盖封印妥为保管。
2、 银行记帐凭证、帐册的输出与保管。
银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必 须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当口输入计算机并打印银行目记 帐，以保证银行出纳当丨1业务当II清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主 管会计签字盖章，按FI装订成册，年终将各月银行FI记帐顺序装订成册，并加 盖封印，妥为保管。
现金、银行记帐凭证可釆取汇总的方式，装订成册，妥为保管。
3、 转帐凭证的输入、输出与保管
转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将 审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证，输入计算机。机制凭证在输入计 算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。
4、 科目汇总表、帐簿打印时间。
现金、银行廿记帐每天打印。
银行余额调整表每月打印一次。
⑶总分类帐和各种明细分类帐母月打印一次。
现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本 记帐凭证一起装订。
会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会 人员审核无误后签字生效。
5、其他
山机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作 人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。
二、数据备份管理
1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。
2、 在门常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份,以避免意外和人为错 误造成对工作的干扰。
3、 需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐 务文件、扌艮
表文件及其他核算子系统的数据文件。
4、 机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软 盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
三、会计档案管理
1、 会计档案存档手续:打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的 签章才能存档保管。
2、 为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进 硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
3、 由打印输岀的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案 管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。
4、 随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化 会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。
5、 各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对 备份磁盘的操作町能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件， 使用复制件进行操作。
6、 必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故 意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者， 将追究其法律责任。