[摘 要]做好规范化档案管理工作，对于实现本单位工作决策，不断提高管理效率具有深远的影响。那么，如何加强档案规范化管理，提高档案管理工作水平呢？我认为，应要从四个方面着手。
[关键词]档案管理水平；档案意识；工作能力；硬件建设；制度规范
单位的档案记载着从创立到发展过程中的优秀成果，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果大量资料，主要包括文件、图片、录音、录像和实物等等，对研究本单位的工作提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好教材。做好规范化档案管理工作，对于实现本单位工作决策，不断提高管理效率具有深远的影响。
那么，如何加强档案规范化管理，提高档案管理工作水平呢？笔者认为，要从以下四个方面着手：
一、要牢固树立档案意识
何谓档案意识？简单地说，档案意识就是对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的基础和保证。档案意识主要涵括两方面内容：既包括社会上人们对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。这两方面结合起来才是完整的档案意识，缺一不可。
档案工作事关全局、影响深远。档案管理工作者必须具有较强政治意识、大局意识、责任意识和纪律意识。档案工作是默默无闻的工作，生活清苦，工作辛苦，因此要做好档案工作就要求我们每个档案工作者要具有“五种精神”：埋头苦干、任劳任怨的“老黄牛”精神；兢兢业业、忠于职守的公仆精神；精益求精、一丝不苟的工匠精神；勇于进取、不断创新的开拓精神；淡泊名利、默默奉献精神；同时要过得了“五苦”关：顶的住“挖苦”，忍得住“孤苦”，吃得了“辛苦”，忍得住“清苦”，挺得过“艰苦”，做到“待名利用平常心，视富贵如云烟”。
二、要重视提高工作能力
俗话说的好“在其位，谋其事”。随着科技的进步、时代的变迁，特别是信息化电子技术的运用使人类进入了知识经济时代，社会方方面面发生了重大变化。作为最深刻、最系统记录时代变迁的档案工作也必然随着社会的发展而发展。各层次档案室的应运而生，多门类档案资料的不断出现，现代化管理手段的逐步运用，给档案工作的发展带来了勃勃生机，同时也对档案管理工作人员提出了新的挑战和要求。
提高档案工作能力，首先要熟悉单位性质、作用、职能，熟练掌握档案专业知识。比如要做好医院档案管理，就要熟悉掌握卫生专业知识、文教卫生工作文件；要做好财政档案工作，就要具有一定的会计、财政理论知识，这样才能合理分类整理各门类档案、及时为查档者找到所需的档案，实现档案的有效价值。其次要掌握文件归档和编研方法。整理归档文件应根据档案工作有关要求，坚持“以我为主”、“保持历史联系”的归档原则，统筹兼顾单位工作特点，进行分类、整理、编号、归档。各类档案的归档要严格做到分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限划分合理，做到归档案卷美观、检索利用便捷。再次要健全档案检索工具。检索工具好比人的一双眼睛，遇到查阅档案时通过检索工具快捷地调出来，所以编制检索目录时应考虑周到、细化、便于查找利用。比如在编制专题目录时，要有效维护全宗内的专题检索工具的完整性。编制时不受案卷、年度、保管期限的限制，应把同一主题内容所涉及的目录统一起来，分项目设置专题检索工具，为提供完整的档案查阅省时省力，降低漏检率与误检率。
三、要加强档案室硬件设施建设。
常言道“巧妇难为无米之炊”。保管档案离不开使用方便、节省空间、管理规范的硬件设备，一个单位档案工作的管理成效、工作水平，往往在硬件配套设施建设上就可以管中窥豹略见一斑。
合格的档案库房档案室对温度、温度、防火、防风都有严格的要求。一般情况下，一个单位的档案室不像档案馆进行独立建筑，大多都是在一幢办公楼中设定几间办公室作为档案室，主要包括档案整理室、档案利用室、档案管理技术室（主要用来放置服务器、存储设备等，由于有的服务器噪音比较大，在房间安排时应考虑独立，其余的因素暂且不谈）、档案库房4间。档案柜、电脑、空调、保湿器等硬件配套设施必不可少。
在我单位创建4A级档案管理工作中，上级档案验收部门在实地检查时，重点抽查了归档材料、翻看了各类台账、参观了荣誉室，细致询问了各创建单位硬件建设、业务建设、开发利用等方面的具体工作情况，并对创建工作进行了现场点评及指导，大大提高了档案管理工作水平。
四、要实行制度化规范管理。
没有规矩不成方圆。档案管理工作是一项严谨、细致、繁琐的工作。为规范档案管理工作，国家颁布了《档案法》，高校开设了档案管理学科，对存档、护档、用档等作出严格的界定。实行档案管理工作的制度化规范管理，就必须严格贯彻执行好《档案法》，避免违法、犯法行为的发生。
首先要加强档案工作的法律意识。《档案法》是国家最高立法机关制定的关于国家管理档案的一项重要法律，每个社会组织、机关单位和公民都必须受其制约。档案意识薄弱，就谈不上遵法、守法。因此，加强全社会的档案管理法律意识，势在必行、立业之基。其次要严格执纪，真正做到有法可依违法必究。《档案法》的颁布与实施，使档案事业的发展有了法律依据和保障，标志着我国档案事业进入了法制建设的轨道，它对于推动依法治档，依法保障档案事业与国民经济和社会进步协调发展，将发挥重要作用。因此，执行好《档案法》就要真正做到有法必依、执法必严、违法必究。再次要立足实际，建立完善档案管理工作实施细则。通过加强档案法、档案知识的宣传，加强档案工作人员的岗位培训，完善档案管理工作相关规章制度，并将各类档案管理规定、档案室制度上墙，真正使档案管理工作真正做到合法合理、符合实际，最终达到促进档案管理工作整体水平的目的。