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2012-2013（2） 《会展服务与管理》期末考试
参展方案
班级：
学号：
姓名：
分数：
目录
一、参展背景及目的………………………………………………3
二、展会的选择……………………………………………………3
1.国内外同行业展会比较…………………………………………3
2.展位购买选择……………………………………………………4
位置、面积、类型………………………………………………4
三、参展筹备………………………………………………………5
1. 参展展品选择……………………………………………………5
2. 参展主题及宣传计划……………………………………………5
3. 展位设计…………………………………………………………5
4. 参展客户邀请方案………………………………………………6
5.参展资料准备………………………………………………………6
6.参展人员安排及培训………………………………………………7
7.展品物流……………………………………………………………8
8.布展搭建安排………………………………………………………9
四、展中营销与管理…………………………………………………9
1.营销策略……………………………………………………………9
2.相关活动组织………………………………………………………9
3.接待安排……………………………………………………………10
五、展后处理及跟进…………………………………………………10
1. 物品处理……………………………………………………………10
2. 展后跟进策略及安排………………………………………………11
3.展后宣传……………………………………………………………11
六、展会预算及展后经济效益评估…………………………………11
七、组织结构及人员安排……………………………………………12
八、其他注意事项……………………………………………………12
一、参展背景及目的
中国（杭州）新能源汽车产业展览会是新能源生产商、批发商和分销商进行交流、沟通和贸易的汇聚点。是新能源汽车行业的缩影，在某种程度上甚至就是一个市场，牛牛新能源科技有限公司可以在中国（杭州）新能源汽车产业展览会中建立在新能源汽车市场中的企业整体形象。
通过中国（杭州）新能源汽车产业展览会期间的调查和观察，牛牛新能源科技有限公司可以收集到有关竞争者、分销商和新老顾客的信息，妞妞新能源科技有限公司能够迅速、准确地了解国内外最新新能源产品发明的现状与行业发展趋势等，从而为企业制定下一步的发展战略提供依据。
中国（杭州）新能源汽车产业展览会可以为牛牛新能源科技有限公司提供一个很好的业务机会。通过训练有素的展台职员、积极的展前和展中的促销、引人入胜的展台设计以及严谨的展后跟进，牛牛新能源科技有限公司的竞争力可以变得光芒四射。
通过中国（杭州）新能源汽车产业展览会参展，牛牛新能源科技有限公司能较好地实现吸引新客户、发现潜在客户、节约费用、节省时间等基本企业市场营销目标，中国（杭州）新能源汽车产业展览会是新能源企业最有效的市场营销工具。
二、展会的选择
1.国内外同行业展会比较
2010-2013，历经三年发展，中国（杭州）新能源汽车产业展览是目前国内新能源汽车同类展会中规模最大，种类最全，口碑最好的一个展会，与国内外同行业展会比较，杭州举办中国（杭州）新能源汽车产业展览具有其他地点无法比拟的优势：
（1）杭州是首批新能源汽车示范推广及私人购买补贴双试点城市；
（2）杭州是国家电网电动汽车充换电设施推广的示范基地；
（3）截止2012年年底，杭州私人购买纯电动和插电式混合动力汽车达334辆；
（4）杭州市新能源汽车保有辆已达到1732辆，已建成充换电站23座，充电桩620个，成立了多家电动汽车营运服务公司及租赁公司；
（5）杭州有优惠的财政补贴政策。
2.展位购买选择
车展二楼展位分布图如下：
我公司的展位位置：和平会展二楼的F08
我公司的展位类型类型：标准展位9平方
我公司的展位价格：8400元
三、参展筹备
1. 参展展品选择
本次参展，主要参展本公司自主研发的三款新能源产品：
（1）自主研发的新能源电池
（2）自主研发的新能源电控
（3）自主研发的新能源电机
2. 参展主题及宣传计划
（1）参展主题：“新能源，让未来生活更美好！”
（2）宣传计划
= 1 \* GB3 ①在展会出版的《会刊》上刊登付费广告；
= 2 \* GB3 ②通过网络媒体和其他新闻媒体发布参加展会的新闻，介绍企业在展会上的新动态亮点，吸引潜在客户来展会上参观我公司展会；
= 3 \* GB3 ③通过设计醒目、独特的展台吸引观众眼球；
= 4 \* GB3 ④派发一些带有公司标识的小礼物和举办一些现场游戏活动；
= 5 \* GB3 ⑤与主办方租赁展场内外的实体墙体广告位夺人耳目；
= 6 \* GB3 ⑥公司网站进行同步活动报道，举行各种活动展演。
3. 展位设计
本次展会，我公司选择标准展位，由主办方负责简单搭建，并提供一桌两椅两射灯。
我公司参展的布展组进行设计布置展位：
4. 参展客户邀请方案
（1）由渠道人员提前通过发送邀请函的方法约好意向客户参加展会。
（2）准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄给客户，让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品。
（3）制作印有公司标志和名称的挂绳于现场免费派发给参观者，由于这些挂绳通常都制作精美，所以大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意换在自己的入场证上，参观者佩带着这些醒目的挂绳在场内走动，等于许多流动的广告牌在免费为我们公司作宣传。
（4）客户参会可以参加抽奖获得数码摄像机和手机等奖品。
5.参展资料准备
（1）宣传资料：A、代理商邀请函（参加展览前）
B、关于公司简介的宣传单
C、公司广告服
D、产品宣传册
E、赠品 （环保袋和活动礼品）
F、其他
（2）洽谈资料：A、名片
B、相关合同书
（3）服务资料：A、客户资料统计表
B、嘉宾签到簿
C、名片夹：放置本公司工作人员的名片和放置嘉宾名片
（4）其他物资：A、 客户提出问题登记簿
B、 现场跟进记录册
C、工作人员需要的水、笔、工作证等
6.参展人员安排及培训
车展筹备机构设办公室、综合服务组、宣传组、布展组。全面负责车展的各项准备工作。具体组织机构及分工如下：
（1）办公室
总指挥：***；
副总指挥： ***、***
（2）综合服务组：
组长：***；
成员：***、***、***、***、***
主要工作职责：
= 1 \* GB3 ①负责车展主办单位及嘉宾单位邀请；
= 2 \* GB3 ②负责门票赠送工作；
= 3 \* GB3 ③负责统计参加车展的供应商、代理商、分销商资料；
= 4 \* GB3 ④负责班车及线路的确定和管理工作；
= 5 \* GB3 ⑤负责现场接待工作；
= 6 \* GB3 ⑥负责文件起草、上报和归档工作；
= 7 \* GB3 ⑦负责财务管理，收支预算；
= 8 \* GB3 ⑧安排参展公司的食宿。
（3）宣传组
组长：***；
成员：***、***、***、***。
主要工作职责：
= 1 \* GB3 ①制定展会策划方案、宣传方案；
= 2 \* GB3 ②媒体关系维护，最大限度刊发新闻通稿、软文；
= 3 \* GB3 ③广告位设立；
= 4 \* GB3 ④提供促销方案；
= 5 \* GB3 ⑤广告设计制作；
= 6 \* GB3 ⑥布展设计；
= 7 \* GB3 ⑦赠品礼袋设计工作。
（4）布展组
组长：***、***；
成员：***、***、***、***、***、***、***。
主要工作职责：
= 1 \* GB3 ①展位布置；
= 2 \* GB3 ②展场现场管理工作；
= 3 \* GB3 ③消防、保险等工作；
= 4 \* GB3 ④区内交通管理部门的协调工作；
= 5 \* GB3 ⑤现场安全管理。
（5）员工培训
= 1 \* GB3 ①环境介绍
相互自我介绍：各自情况介绍，会展服务方面的经验和知识介绍
会展情况介绍：包括展览会和展台情况 ：展览会情况有名称、地点、展出日期、开馆时间、场地面积、展馆位置、出入口、办公室、餐厅等；而展台情况有展出意图、目标观众、展台位置、展台序号、展出工作的整体安排等。
展出活动介绍：包括记者招待会、开幕式仪式、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。
展品介绍：展台人员要能详细介绍自己所负责的展品性能、相关数据、特性等。
市场介绍：包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。
= 2 \* GB3 ②工作安排
向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，展台上的每一个人员都必须知晓展出的目的；布置展台工作，包括接待观众、资料散发、公关工作、新闻工作，对展台人员进行分工，合理调配。管理工作，包括工作时间，轮班安排、每日会展会议记录等；行政安排包括展台人员的食、宿、行日程等。
= 3 \* GB3 ③技术训练
主要是训练展台的接待和推销技巧。可以采用模拟方式，并准备完整系统的培训材料。另外，还要培养展台人员认真的工作态度、协调精神和集体感。
7.展品物流
7月9日展会人员确定，展具、展品采购完毕；
7月10日下午1：00，安排面包车将布展组、宣传组成员及展具、展品送至杭州和平会展中心现场，进行组装、布置工作；
7月11日下午4：00，安排面包车将办公室、综合服务组人员送至维也纳酒店；
7月14日下午4：00，安排面包车在和平广场停车场等候撤展。
8.布展搭建安排
现场装扮大屏幕的电子演示屏，循环播放新能源产品的宣传片，未来新能源全面普及的画面及牛牛新能源科技有限公司的简介画面，搭配现场的音效。
(1) 展位现场另租赁展台，摆放我公司参展的新能源产品；
(2) 展位背景墙安装电子演示屏；
(3) 展位眉版上悬挂我公司的Logo；
（4）墙面悬挂我公司主产品的海报；
(5) 墙面布置以黑色为主调：
（6）在主办方提供两射灯的基础上，另外再安排两组射灯
四、展中营销与管理
1.营销策略
产品促销活动：
A促销政策的实施，当场签订代理合作的代理商和采购商给予一定的优惠（待确定）；
B派发一些带有公司标识的小礼物和举办一些现场游戏活动；
C与主办方租赁展场内外的实体墙体广告位夺人耳目。
2.相关活动组织
（1）观众现场问答：
主持人介绍牛牛新能源科技有限公司的一些亮点内容，让观众进行现场回答，回答正确者可以获得奖品。
（2）观众参与问卷调查抽奖活动：
每天的参加者可以获得一次抽奖机会，并有机会获得各种奖品，最后一天，所有参加者都有机会参加抽奖，争夺最后大奖。
（3）小魔术PK赛：
展会第二天举办，工作人员表演一个小魔术，最短时间内破解这个魔术并完整表演出来的观众，获得精美礼品1份。这个活动可以增加展位的人气，活跃展会现场气氛，吸引观众。
3.接待安排
（1）工作人员食宿安排
布展组、宣传组人员7月10日晚，入住下城区文晖路348号金鹰大厦的维也纳酒店；
办公室、组合服务组人员7月11日晚，入住下城区文晖路348号金鹰大厦的维也纳酒店；
7月14日早上退房，7月14日晚，撤展完毕，和平饭店聚餐；
展会期间，午饭展会食堂就餐，早晚餐自备，公司补贴。
（2）观众接待安排
每天安排洽谈人员4名，2名一组，半小时轮流值班制；
每天前台4名，2名一组，半小时轮流值班制；
另现场设备维护人员、有奖问答人员、魔术表演人员、抽奖人员另作安排。
五、展后处理及跟进
1. 物品处理
（1）将出售出的新能源电池、电机、电控完成交接，将剩余新能源电池、电机、电控，其他参展物品，携带的电脑等贵重物品运回公司。
（2）将租赁的物品归还，结算相关费用
（3）清理现场
注：撤展期间，除撤展人员外其余人员返回公司，展台派专门人员看守直至所有物品撤出展馆。
2. 展后跟进策略及安排
后续宣传主要是针对展会所洽谈的代理商的跟踪追访，把在展会上的火热场面刻成光盘，进行形象整合，再包装，邮寄给所洽谈的代理商及有意向的采购商。
电话联系跟进所洽谈的代理商和有意向的采购商
3.展后宣传
（1）收集展会来访者信息做回访工作。
（2）撰写参展效果和新闻报道，发布在新闻媒体上。
（3）利用网站各大论坛、BBS、博客加深宣传。
六、展会预算及展后经济效益评估
（1）展会预算
展会相关预算——55200元
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1、办公费用
①胸牌、席卡制作费等（设计、编订、印刷）1000元
②文具纸张等相关用于办公的费用 500元
2、展位费
①展位费8400元
②装修费10000元
3、广告费
墙体广告费和会刊广告费预计15000元
4、接待费
酒店房间、交通费、餐饮：10000万
5、纪念品
礼品环保袋+小礼品 5000元
6、一次性物资费
一次性水杯等一次性用品? 300元
7、展会人员费用
展会人员预计费用5000元
其他不可预计费用：30000元
总预算：85200元
（2）展后经济效益评估
①通过本次车展使人们对牛牛新能源科技有限公司产品有一个全新的了解、认识。
②树立牛牛品牌新能源产品在社会上的形象，影响力，会吸纳更多人们成为新能源迷，成为本品牌新能源产品的潜在客户。
= 3 \* GB3 ③牛牛新能源产品将得到开拓，使进入更广阔的市场，渠道框架的初步构成完善；
= 4 \* GB3 ④牛牛新品牌得到初步的建立和推广，在一个高的平台提高了品牌的美誉度。牛牛新能源有限公司借此平台得到很好的宣传，公司新形象的推广。
= 5 \* GB3 ⑤部分终端客户的签单，获得第一步的客户使用资料，为以后市场推广提供第一手资料。
七、组织结构及人员安排
中国（杭州）新能源汽车产业展览会时间安排：
7月11日
09:00-18:00
沪杭省际电动汽车体验活动
7月12日
09:00-09:30
开幕式（和平会展中心前广场）
09:30-10:00
巡展（和平会展中心1、2楼）
10:00-12:00
新能源汽车创新技术发布与投融资研讨会
（和平会议室）
14:00-17:30
新能源汽车市场化推动高峰论坛
（万华国际酒店）
18:30-20:30
欢迎晚宴
7月13日
09:00-17:00
中美清洁汽车技术交流年度峰会及各分论坛
（万华国际酒店）
14:00-17:00
参观与考察（基础设施、车企等）
* 组委会保留对以上日程进行适当调整的权利
2013年7月10日2013年7月11日
布展期间：布展组在主办方提供的标准展位的基础上，7月10日将展具和展品运达展会现场，进行简单布置，7月11日，对展位进行最后布置包装。
2013年7月12日2013年7月14日
展览期间：7月12日，综合服务组小A负责展会现场，上午10：00-10：30举行观众有奖问题，下午4：00举行每日观众抽奖活动；
7月13日，组合服务组小B负责展会现场，上午10：00-10：30举行观众有奖问题，下午2：00-2：30举行小魔术PK，下午4：00举行每日观众抽奖；
7月14日，组合服务组小C负责展会现场，上午10：00-10：30举行观众有奖问题，下午2：00举行最后大奖的抽奖。
2013年7月14日2013年7月14日
撤展期间：7月14日，下午3：00，有关物资开始整理，等到收到撤展通知，立马撤离展会。
八、其他注意事项
1、展示期间关注财务摆放和演示，防止被人偷窃
2、在参展期间，参展人员衣着要统一，表现出公司的良好形象与精神面貌。
3、每天参展前列出产品清单，来去依据物品清单整理东西，防止遗漏；结束后要进行物品对账查验。
4、每天闭馆后要及时整理物品与统计销售报表。
5、每天闭馆后开总结会，总结一天的工作，发现问题及时解决。整理代理意向书，重要的大客户尽量当天晚上就约见。
6、关注被邀请代理商和采购商的行踪，何时到达并及时接待 。
7、在展会期间，保持展厅干净整洁，不得在展区范围内吸烟，就餐。
8、展示的灯具事先要仔细检测，更好地避免参展时出现不亮等问题。
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